Требования к образованию секретаря

Оглавление:

Должностные обязанности и требования к профессии Секретарь руководителя

Секретарь – код профессии: 26341

Должностные обязанности секретаря руководителя:

  • принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
  • ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
  • принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
  • подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
  • следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;
  • организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения полученную информацию;
  • по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
  • выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
  • осуществляет контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также следит за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя;
  • ведет контрольно-регистрационную картотеку;
  • обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
  • печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
  • организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • организацию кадрового делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила и нормы охраны труда;
  • офисные компьютерные программы;
  • правила пользования оргтехникой (ксерокс, факс, мини-АТС);
  • стандарты составления деловой документации с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики, правила делового общения.

Требования к квалификации:

Секретарь руководителя — Специальное профессиональное образование и дополнительная профессиональная (курсовая) подготовка.

Какие требования к секретарю устанавливает квалификационная характеристика?

Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается ь квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика — это норма тивный документ, устанавливающий, что должен де- лать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Должна знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе. 11.2.

Современные требования к профессии секретаря

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Требования к квалификациям

Стаж работы по специальности

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Без предъявления требований

Не менее 2-х лет

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

1. Оператор на телефоне

Правила ведения телефонных переговоров

Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой

2. Секретарь директора

Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет

Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами

Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава

Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами

Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии

Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка

Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства

Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь

Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

Ознакомьтесь так же:  Срок действия справки об отсутствии судимости при устройстве на работу

7. Секретарь-референт иностранного представительства

Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается » Sertifikate — V » на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря « , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Уровень A
секретарь-машинистка

Уровень B
секретарь

Уровень C
секретарь-референт

Уровень D
руководитель секретариата или офис-менеджер

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

Профессия секретарь

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Образец резюме секретаря

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Обязанности к должности пресс-секретарь

Престиж, авторитетность, хороший доход, обширная сеть полезных связей – вот лишь несколько плюсов работы в пресс-секретариате. Неудивительно, что все больше молодых людей стремится попасть на эту должность.

Назвать ее простой нельзя – навыки пресс-секретаря, требуемые для быстрого карьерного роста, многочисленны. Будучи лицом своего работодателя, он является одновременно PR-менеджером, личным консультантом и помощником, представителем, аналитиком, даже журналистом.

Зато работа эта интересна, полезна и прельщает финансовыми перспективами. Набор функций, которые может осуществлять сотрудник в компании, отличается в зависимости от ее специфики, масштабов, характера работы. Деятельность пресс-секретаря – универсального профессионала – обычно сводится:

  • ко взаимодействию со СМИ;
  • работе с рекламными бюро и агентствами;
  • проведение деловых мероприятий – от пресс-секретаря зависит то, какое лицо имеет компания-организатор дилерских съездов, конференций, семинаров, презентаций, выставок, брифингов;
  • даче интервью;
  • развитию информационных каналов сообщения;
  • секретарь организует телефонные переговоры и встречи работодателя;
  • публичные выступления – предоставление информации о будущих презентациях, интервью нанимателя.

Где обучают на должность пресс-секретарь?

Какое нужно образование, чтобы на должном уровне качества исполнять перечисленные функции? Как показывает практика, серьезные наниматели выставляют жесткие требования к претендентам на столь публичную должность.

Ознакомьтесь так же:  Как проверить технику на залог

Обязателен диплом о высшем образовании, опыт работы в представительском сегменте, практика организаторской, аналитической деятельности (анализ материала по бренду тоже входит в обязанности такого специалиста). Человек с качественной подготовкой достаточного уровня, чтобы работать пресс-секретарем, может начать и с меньшего:

  • личный менеджер звезд/знаменитых представителей богемы;
  • помощник руководителя крупной компании;
  • PR-менеджер;
  • администратор сайта/социальных сетей;
  • менеджер проекта.

С подготовкой такого уровня можно работать руководителем или капитаном стартапа, начальником отдела, консультантом крупных организаций.

Выбор профиля для работы пресс-секретарем

Какие специальности выбирать будущим пресс-секретарям? Направления нашего вуза – факультет управления, рекламы, бизнеса и психологии. Здесь вы можете выбрать профиль:

  • Менеджера проектов. Плюсы такой подготовки: глубокое погружение в администрирование, практика ведения собственного проекта, выработка стратегического мышления. Для успешного выпуска потребуется приложить немало усилий – освоить систему стандартов, приемов, методов управления. Значительное время студенты тратят на изучение английского языка.
  • Диджитал-реклама. Это профиль нового времени, который подходит для подготовки к работе пресс-секретаря. Здесь студенты осваивают приемы исследования коммуникаций, основы медиапланирования, учатся создавать положительный образ марки, изучают азы визуальной рекламы.
  • Предприниматель. Пресс-секретарь должен быть генератором идей. Среди его задач – привлечение внимания к бренду (имени), создание имиджа. На факультете бизнеса этому можно научиться. Здесь не уделяется столько внимания иностранным языкам или приемам рекламы, зато формируется база для будущего бизнес-планирования.

Плюсы выбора предложенных профилей: отличная финансовая перспектива (зарплата от 60–120 тысяч рублей), постоянная практика и тесный контакт с опытными представителями профессии. Программы «Синергии» – это практико-ориентированный режим работы наши студенты не просто осваивают теорию и эмпирически полученные знания, они постоянно отрабатывают приемы в реалиях московского бизнеса.

Мы растим успешных пресс-секретарей – управленцев, PR-экспертов, ораторов – с немалыми перспективами карьерного роста. Полученных управленческих навыков достаточно, чтобы вырасти до коммерческого, финансового, генерального директора. Подтверждение – статус лучшего вуза РФ в рейтинге программ подготовки управленцев, которого удостоен наш Университет (2015–2016).

Необходимые дополнительные навыки и умения

Для пресс-секретаря важно уметь создавать положительное общественное мнение о себе. Какие навыки и качества ему помогут состояться профессионально?

  • Общительность, красноречие, хорошая дикция, умение быстро формулировать мысли.
  • Чувство такта, сообразительность.
  • Любознательность – такой специалист должен быть в курсе всего, что касается компании.
  • Эрудиция.
  • Грамотность речи, навыки копирайтера/журналиста.
  • Знание иностранных языков (в идеале – более двух).
  • Владение азами фотографии.

Опрятность и аккуратность вида, изящное чувство юмора, представительная внешность и владение эмоциями – вот, что делает известных пресс-секретарей иконой стиля делового сообщества.

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:
Телефон: +7 (495) 800 10 01

График работы приёмной комиссии:
Пн – Пт: 08:30 – 22:10;
Сб – Вс: 10:00 – 17:00;

Профессия секретаря: особенности, требования, перспективы

Профессия секретарь-референт, или личный секретарь – не только надежный помощник, но и глаза, уши и руки любого руководителя. В то время, как начальник занимается своей прямой деятельностью, функция секретя – обеспечивать организационную и управленческую работу. Первые представители профессии появились еще в древности, причем у них было всего две задачи: давать советы хозяину и хранить все его секреты. Иными словами, секретаря можно назвать душой любой компании или организации. Что должен уметь секретарь, чтобы стать квалифицированным специалистом и незаменимым сотрудником для начальства?

Требования к образованию

Секретарь должен выполнять следующие обязанности:

  • Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой;
  • ведение внутренней документации компании;
  • организация рабочего дня руководителя;
  • решение хозяйственных вопросов (заказ канцтоваров);
  • оказание мелких услуг сотрудникам (бронирование билетов, гостиниц и т.д.).

Образование у специалиста данного профиля может быть средним, но среди руководителей крупных компаний востребованы специалисты с высшим образованием. Обучение секретарей проводится на специальных курсах, но освоить данную профессию и найти достойную работу могут те, кто получил гуманитарное или торговое образование.

Университет «Синергия» предлагает желающим работать в данной сфере деятельности следующие специальности: менеджмент, перевод и переводоведение, банковское дело, государственное и муниципальное управление. Они дают возможность получить базовые знания и навыки, необходимые для работы секретарем – работа на ПК, делопроизводство, организационная психология.

Дополнительные профессиональные навыки

В крупных организациях и госструктурах к секретарям выдвигаются особые требования, в числе которых знание иностранных языков и делового этикета. Сотрудники компаний, которые работают на международном уровне, занимаются не только делопроизводством и приемом посетителей, но и организацией конференций, деловых встреч, фуршетов и т.д., поэтому дополнительные навыки часто являются основополагающими при устройстве на работу.

Необходимые личностные качества

Так как секретарь принимает клиентов, партнеров и посетителей компании, одно из основных его качеств – приятная, презентабельная внешность (касается как женщин, так и мужчин), доброжелательность и терпимость, высокий культурный уровень. Речь должна быть грамотной, хорошо поставленной, дикция – правильной и четкой. Представители данной профессии должны быть пунктуальными, стрессоустойчивыми, коммуникабельными, иметь организаторские способности. Немаловажную роль играет готовность к ненормированному рабочему графику и навыки психолога – умение найти подход к любому человеку, выслушать его и сохранить услышанное в секрете.

Актуальность и перспективы данной профессии

Личный секретарь есть у каждого уважающего себя руководителя разных сфер деятельности, поэтому профессия считается одной из наиболее востребованных и актуальных. В небольшую компанию может устроиться человек без опыта работы – необходимо только знание ПК и делопроизводство. Заработная плата новичка составляет 10-15 тыс. рублей, опытных специалистов – от 25 тыс.

Возможность карьерного роста зависит от величины и специфики работы компании. В небольших фирмах сотрудник может рассчитывать только на расширение круга обязанностей, а в крупных компаниях продвижение по карьерной лестнице вполне реально – от секретаря руководителя низшего звена до помощника генерального директора. В любом случае навыки и знания, которые получает секретарь, открывают массу возможностей для последующего развития.

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:
Телефон: +7 (495) 800 10 01

График работы приёмной комиссии:
Пн – Пт: 08:30 – 22:10;
Сб – Вс: 10:00 – 17:00;

Профстандарт секретаря

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2016 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

  • перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
  • перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
  • указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Ознакомьтесь так же:  Как исчисляется пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

  • Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
  • Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
  • Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
  • Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации голосовой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

  1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
  2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
  3. Организованный сбор профессиональной информации.
  4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
  5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
  6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

Административная поддержка руководителя

Кроме того, функциональной обязанностью секретаря является административная поддержка руководителя. То есть, руководитель имеет право затребовать рабочую документацию за любой истекший период и провести параллели с сегодняшним днем.

Задача секретаря в этом случае — обеспечить администрирование без задержек. Он должен выполнить принятые руководителем решения, будь то кадровый или производственный вопрос.

При этом профстандарт секретаря предписывает не только исполнение решений руководителя, но и обеспечивает своевременный контроль над исполнением этих поручений. Это возможно только при владении определенными методами классификации и хранения информации.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

Так, самая распространенная и наиболее часто выполняемая организаторская функция предполагает работу с посетителями. Это могут быть клиенты, записанные заранее на прием к руководителю или потенциальные партнеры компании. Секретарь должен обеспечить комфортные условия ожидания в приемной, проявляя максимальную вежливость и доброжелательность.

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

Среди всех обязанностей секретаря профессиональный стандарт особое отношение уделяет координационным мероприятиям. Они включают в себя:

  • Фиксацию перемещения сотрудников. По индивидуальному распоряжению руководителя секретарь может вести учет временных потерь персоналом (отметка о своевременности прихода на работу, о простоях). Данные сведения вносятся в специальный журнал перемещений.
  • Координацию перемещений курьеров и водителей. В этом отношении особенно важно соблюдение документального подтверждения перемещения данных категорий сотрудников.
  • Формирование графиков разъездов и их маршрутов.

Осуществление коммуникаций также является частью административной поддержки руководителя. От своевременного приема телефонных звонков зависит полноценное функционирование офиса. Секретарь должен не просто фиксировать каждый звонок, но распределять их адресатам.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики. Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.

От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Какое образование должно быть у секретаря руководителя

Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.

Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.

Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор. Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

  • для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
  • административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

  1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
  2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
  3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
  4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта. В этом случае расширенный круг обязанностей предусматривает особую оплату и особые квалификационные требования.

На практике градация должностей оптимизирует составление штатного расписания. Работа с кадрами, ориентированная на профстандарт, принимает логическую завершенность. Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2016 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Следует отметить, что использование профстандарта — это кратчайший путь к составлению объективной картины соответствия работников занимаемой должности. Унифицированные требования позволяют классифицировать производственную ситуацию, отталкиваясь от положений стандарта.