Требования к командировкам в 2019

Оглавление:

Документы для оформления командировки в 2019 году: бланки, образцы, порядок заполнения

При направлении работника в командировку в 2019 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как оформить командировку
  • Полный перечень документов
  • Почему отменили удостоверения
  • Как зафиксировать в табеле учета

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

В 2019 году применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.

При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.

В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта). Подробнее читайте в статье: Кто заполняет командировочное удостоверение в 2019 году: бланк, образец, правила

Оформление командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем по шагам:

  1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ
  2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени
  3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками
  4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку

Перед отъездом сотрудника оформите приказ

Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а, образец). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Бланк приказа на командировку

Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет с чеками

После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Бланк авансового отчета по командировкам

Служебная записка на командировку

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

Документы для оформления командировки в 2019 году

В командировки могут направляться работники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем

Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые будут действовать в 2019 году. Какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку?

Командировочные удостоверения в 2019 году

Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.

Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.

Суточные в 2019 году

Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:

1) для командировок по России – 700 рублей,

2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.

Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Порядок оформления командировочных в 2019 году

Служебная записка в 2019 году

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Основание: пункт 7 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (ред. от 29.07.2015 г.),

Ознакомьтесь так же:  Алименты в армении

Компенсации при зарубежной командировке в 2019 году

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Авансовый отчет – срок представления в 2019 году

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

– документы о найме жилого помещения;

– документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Когда выходить на работу из командировки?

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Правильно оформляем и оплачиваем командировку в 2018 — 2019 году

Общие положения о служебных командировках

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это осуществленная работником на основании распоряжения работодателя поездка за пределы постоянного рабочего места в целях исполнения служебных поручений.

Требований к минимальному и максимальному срокам командировки закон не содержит. Главное, чтобы этот срок был определен соответствующим приказом или распоряжением. То же самое касается и удаленности места назначения от основного места работы.

Таким образом, служебной командировкой в равной степени признается как поездка сотрудника в пределах одного региона (или даже населенного пункта) продолжительностью в несколько часов, так и длительное пребывание по рабочим вопросам в дальнем зарубежье.

Единственное исключение из этого правила относится к работникам, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы. Постоянные поездки таких сотрудников служебными командировками не являются, независимо от их дальности и длительности.

Обязанности работодателя при направлении работника в командировку

Ст. 168 ТК РФ налагает на работодателя, отправляющего сотрудника в командировку, обязанность по возмещению ему ряда расходов. В число таковых входят:

  • затраты на проезд, причем оплачиваться должны не только поездки к месту командировки и обратно, но и расходы на перемещение внутри места пребывания (при условии, что они связаны с исполнением служебного задания);
  • затраты на аренду или наем жилого помещения (характер такого помещения определяется по договоренности между работником и работодателем — это может быть как гостиничный номер, так и съемная квартира);
  • затраты на проживание (так называемые суточные, то есть расходы, обусловленные пребыванием сотрудника вне постоянного места проживания — сюда могут входить траты на питание, мобильную связь и т. д.). Подробнее читайте в статье Расчет суточных при командировках в 2018 – 2019 году (нюансы).

Возмещение дополнительных расходов

Помимо обозначенных выше, компенсации подлежат и иные расходы работника, понесенные им в командировке, если это оговорено локальными нормативными актами предприятия-работодателя либо определено соглашением.

Классический пример — представительские расходы в случаях, когда их наличие обусловлено характером поручения, исполняемого работником в ходе командировки. Как правило, это касается ситуаций, при которых командировка связана с ведением переговоров.

К слову, именно представительские расходы вызывают больше всего споров на этапе их возмещения. Поскольку законом эта категория затрат не установлена, определение их целесообразности является исключительно прерогативой работодателя. Тем не менее судебная практика знает немало случаев, когда суд вставал на сторону сотрудника, несмотря на отсутствие в локальных актах организации-работодателя соответствующих положений.

В частности, коллегия по гражданским делам ВС Республики Башкортостан своим апелляционным определением по делу № А60-34890/2015 от 12.11.2015 оставила без удовлетворения иск работодателя к работнику о взыскании излишне уплаченных суточных расходов. Суд признал затраты, понесенные на оплату услуг, представительскими расходами, подлежащими возмещению работодателем.

В свою очередь, работник обязан документально подтвердить понесенные затраты и их целесообразность.

ВАЖНО: ВАС РФ в своем решении № 16141/04 от 26.01.2005 признал суточные доходом, не подлежащим налогообложению по НДФЛ. Аналогичный статус суд присвоил и остальным выплатам, предоставляемым работникам в связи с компенсацией расходов, понесенных в ходе командировки.

Командировки в 2018 – 2019 году: оформляем по упрощенным правилам

Решение о направлении в командировку

Начиная с января 2015 года, применяется упрощенная процедура оформления служебных командировок, в частности, упразднены обязательные ранее командировочные удостоверения и служебные задания. Однако в целом порядок направления сотрудника в командировку, оплаты суточных и возмещения иных понесенных расходов остался прежним.

Как правило, сотрудники, ответственные за оформление кадровой документации, используют приказ формы № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Это унифицированная форма документа, однако, соблюдение ее перестало быть обязательным еще с 01.01.2013. Поэтому по желанию работодателя или при возникновении такой необходимости приказ может быть составлен в свободной форме — главное, чтобы в нём присутствовали все положенные реквизиты:

  • данные о работнике (анкетная информация, должность);
  • место назначения;
  • сроки командировки и т. д.

ВАЖНО: наличие письменного решения о направлении сотрудника в командировку сегодня является обязательным условием — это положение внесено в абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 (далее — ПП-749) в июле 2015 года (постановление Правительства РФ № 771 от 29.07.2015).

Определение срока командировки

Ранее фактический срок командировки определялся на основании командировочного удостоверения, в котором проставлялись отметки о прибытии и убытии сотрудника. Теперь всё значительно проще: согласно действующей редакции п. 7 Положения, утвержденного ПП-749, для того чтобы подтвердить время пребывания в командировке, сотруднику достаточно представить проездные документы (билеты на самолет, поезд, автобус и т. д.).

Этой же нормой урегулированы вопросы определения времени нахождения в командировке и в случаях, когда работник пользовался служебным, личным или иным автотранспортом. Здесь от сотрудника требуется предоставление служебной записки с приложением документов, подтверждающих время и маршрут следования.

В качестве таковых допускаются кассовые чеки (например, с автозаправочных станций), маршрутный или путевой лист и т. д.

Кроме того, подтвердить срок командировки можно посредством документов о проживании: договором об оказании гостиничных услуг, договором найма жилого помещения и пр. В этом случае также потребуется составление служебной записки.

Служебная записка о командировке

Конкретные требования к содержанию служебной записки не определены ни в ПП-749, ни в каких-либо иных нормативных актах. Единственное положение на этот счет касается необходимости указать в записке фактический срок командировки — время отправления и возвращения, а также непосредственного нахождения в месте назначения.

Что касается формы, нужно учитывать, что служебная записка в том числе является основанием для возмещения сотруднику понесенных им расходов. В связи с этим можно сделать вывод о том, что ее содержание должно отвечать требованиям, предъявляемым к документам первичного бухгалтерского учета, изложенным в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Служебная записка должна:

  • включать наименование, дату и описание причины составления;
  • пояснять, какие именно расходы и в связи с чем были произведены.

Как оформить сотруднику, прибывшему из командировки, возмещение расходов?

После того как вопрос, как оформить командировку в 2018 – 2019 году, успешно решен, и сотрудник вернулся на постоянное место работы, возникает другой не менее закономерный вопрос: как правильно произвести оплату.

Как и прежде, сотрудник обязан представить в бухгалтерию или кадровую службу документы, подтверждающие поездку: сроки пребывания, используемый транспорт, расходы и т. д.

Кроме того, согласно п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014, сотрудник, прибывший из командировки, в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с даты возвращения, должен предоставить авансовый отчет. Аналогичное требование выдвигает и п. 26 Положения, утвержденного ПП-749.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

  • о найме жилья;
  • о расходах на проезд;
  • о прочих тратах, подлежащих возмещению или оплате.

На основании авансового отчета осуществляется расчет с работником. Иными словами, неизрасходованные остатки подлежат сдаче в бухгалтерию, а расходы, понесенные сверх аванса, — возмещению.

В соответствии с п. 11 Положения, утвержденного ПП-749, дополнительные затраты, связанные с направлением работника в командировку и нахождением его в месте назначения, возмещаются ему за каждый день пребывания. В этот срок включаются также выходные и праздники, время нахождения в пути.

ВАЖНО: в силу того же пункта суточные не выплачиваются работникам, направляемым в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться в место своего проживания. При этом определение целесообразности ежедневного возвращения домой решается в индивидуальном порядке с учетом следующих факторов:

  • удаленности места командировки;
  • характера служебного задания;
  • транспортной доступности и т. д.

Изменения 2015 года, внесенные в положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», фактически возложили обязанность по урегулированию вопросов, связанных с определением размеров и целесообразности расходов, на работодателя. Поэтому во избежание конфликтов с перспективой судебных разбирательств имеет смысл закрепить все вероятные спорные моменты в локальных актах организации.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Служебная командировка в 2018 году: правила и важные нюансы

Какие тонкости нужно учитывать работодателям при отправлении сотрудников в командировки? Разбираемся, каков размер суточных в 2018 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ, в которой содержится определение этого термина: «Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

Ознакомьтесь так же:  Составить заявление об отпуске

Как отмечает Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы и ведущая вебинара «Служебные командировки: от оформления до оплаты», из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Командировками не являются служебные поездки работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что, «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается домашний адрес, по которому он работает.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2018 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2018 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легко рассчитать зарплату, начислить больничные и отпускные, отправить отчетность через интернет

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Это документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз.2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». Это то, что должно быть закреплено в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность, и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Итак, работник направляются в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок. Обязательно нужно издать приказ (форма Т9 или своя форма) – в нем указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание, которые отменили.

Если у работодателя есть желание продолжать использовать командировочное удостоверение и служебное задание, то он вправе это делать.

Следующий этап — выдача аванса на командировочные расходы и проставление соответствующих отметок в табеле учета рабочего времени (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка со вторник по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и др.). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Дата окончания загранкомандировки

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Ознакомьтесь так же:  Крестьянский налог

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Изменения по командировкам в 2019 году: новые нормы суточных

Компания может установить любой размер суточных в 2019 году — как по России, так и за пределы России. При этом существуют нормы по суточным для обложения НДФЛ и взносов. То есть определенные пределы взносами и НДФЛ не облагаются, а все, что выше — облагаются.

Нормы суточных по России в 2019 году

Компания может установить любой размер суточных по командировкам в 2019 году — как по России (во все регионы РФ), так и за пределы России. Командировочные расходы на суточные в 2019 году законами не ограничены. То есть нормирование суточных при командировках и других поездках работников в 2019 году не применяется (подп.13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных компания или ИП могут устанавливать по своему усмотрению — и 700 рублей, и 2 700 рублей — предела нет.

Таким образом, организация (или ИП) сама устанавливает норму суточных в 2019 году, как при российской командировке, так и при загранкомандировке. При этом всю сумму суточных организация вправе принять в расходы по УСН. Единственный нюанс – размер суточных нужно закрепить в локальных актах компании.

Еще раз подчеркнем, что нормы суточных по регионам России действуют общие, то есть ограничений в отношении размера суточных по регионам в 2019 году – нет.

При этом не забывайте, что хотя размер суточных для целей исчисления налога при УСН не нормируется, в пункте 3 статьи 217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок — 2500 руб. в сутки).

Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. При этом всю сумму суточных, независимо от размера, можно учесть в расходах по УСН. Но для этого размер суточных утвердите в локальных актах компании.

Суточные при командировках в 2019 году за границу — 2 500 рублей в сутки не облагаются НДФЛ, суммы превышения – облагаются.

Что касается страховых взносов, то, как мы сказали выше, в 2019 году лимит по взносам такой же, как и по НДФЛ – 700 руб. (командировка по РФ) и 2500 руб. (зарубежная командировка).

Пример, как рассчитать суточные в 2019 году

Компания выплачивает суточные по командировкам в РФ в размере 1000 руб. Работник в 2019 году был в командировке 3 дня. Бухгалтер рассчитал суточные работнику: 1000 руб. х на 3 дня = 3000 руб.

Затем бухгалтер высчитал, какое количество денег из этой суммы не облагается взносами. Получилось 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.). Получается, что взносами облагаются суточные в размере 900 руб. (3000 руб. – 2100 руб.). Бухгалтер умножил 900 руб. на ставку страховых взносов, установленную в его компании в 2019 году (на ставку 30,2%).

Итого – размер страховых взносов с суточных равен 271, 80 руб. (900 руб. x 30,2%).

Суточные при командировках в 2019 году по регионам

Суточные в 2019 году по России и регионам действуют одинаковые. При этом командировочные расходы на суточные в 2019 году не нормируются по правилам Налогового кодекса. Но вот страховые взносы и НДФЛ с суточных в 2019 году взимаются по определенным правилам.

Учет суточных в 2019 году

При УСН расходы на суточные при командировке в 2019 году учитываются в полном объеме, прописанном в локальном акте.

То есть если у вас установлен размер суточных в актах компании, допустим, 5000 руб., то данную сумму вы можете выплатить работнику и полностью учесть в расходах при УСН с объектом «доходы минус расходы».

Расчет командировочных в 2019 году

Командировочные в 2019 году рассчитываются очень просто: суточные за одни сутки командировки, которые установлены в вашей организации, нужно умножить на количество дней командировки.

Далее из получившейся суммы нужно вычесть НДФЛ по лимитам, о которых мы писали выше. Полученная сумма выдается на руки работнику или перечисляется на карту.

Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете суточные в 2019 году отражаются так:

На дату выдачи работнику под отчет денежных средств:

Д 71 К 50-1 – выданы работнику денежные средства на командировочные расходы (в части суточных).

На дату утверждения авансового отчета:

Д 20 (44, 91-2, 08 и др.) К 71 – отражены командировочные расходы (в части суточных).

Если суточные выданы больше нормы, не облагаемой НДФЛ:

Д 71 К 68 – удержан НДФЛ с суммы выплаченных работнику суточных.

Свежие новости по суточным

Нормы суточных по страховым взносам изменились (Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ). Изменение связано с обложением суточных страховыми взносами.

Лимит взносов для суточных по России – 700 рублей, по зарубежным командировкам (в иностранной валюте) – 2 500 руб. Освобождение касается также и НДФЛ – с суточных в пределах лимита подоходный налог не удерживается.

Это же правило касаются суточных, выплачиваемых при однодневной командировке. То есть когда у работников есть возможность ежедневно возвращаться домой. В этом случае, сумма расходов работника, связанная со служебной однодневной командировкой, также не облагается взносами и НДФЛ в пределах лимита.