Корпоративный приказ это

Оформление корпоративного отпуска

Работодатель планирует корпоративный отпуск всего предприятия в июле и октябре 2015 года, как правильно провести процедуру оформления данного отпуска

Ответы юристов (3)

Здравствуйте, Лариса. Правильно — никак. Нет такого понятия в трудовом законодательстве — корпоративный отпуск. Что имеется в виду — вынужденный простой, или что-то другое?

Уточнение клиента

Здравствуйте, Татьяна! Спасибо за ответ. Поясняю: При составлении графика отпусков на 2015 год хотим предложить работникам корпоративный отпуск ( кроме льготников): 14 дней в июле и 14 дней в октябре 2015. Это связано с планом выпуска продукции. Простой оформлять пока не хотим.

08 Ноября 2014, 13:27

Есть вопрос к юристу?

У вас на предприятии должен быть в наличии хотя бы один ТК РФ, на основании которого и должны приниматься решения и издаваться приказы по рабочим вопросам.

Предоставление отпуска — не вопрос желания работодателя, это обязанность, установленная ТК. Поэтому и предоставляться отпуск должен в соответствии с ТК.

Статья 106. Понятие времени отдыха
Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Статья 107. Виды времени отдыха
Видами времени отдыха являются: перерывы в течение рабочего дня (смены); ежедневный (междусменный) отдых; выходные дни (еженедельный непрерывный отдых); нерабочие праздничные дни; отпуска.

При этом отпуска бывают —

Ежегодные оплачиваемые отпуска,

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска,

Ежегодный дополнительныйоплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда,

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы,

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 114-122).

Все указанные отпуска — оплачиваемые и предоставляются в соответствии с порядком, установленным ст. 122 ТК РФ.

Хотя локальными актами предприятия могут предусматриваться условия, улучшающие положение работников. В т.ч. и дополнительный отпуск. Разумеется, оплачиваемый. Ухудшение положения работников по сравнению с действующим законодательством запрещено.

Отправление работников в отпуск, чтобы не платить зарплату незаконно. Поэтому нет никакой разницы, как вы это оформите. Как бы ни оформляли нарушение трудового законодательства, оно так и останется нарушением.

Трудовое законодательство предусматривает, что в случае невозможности продолжения работы, применяется такое понятие как простой — по вине работника, по вине работодателя или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. При этом только простой по вине работника может не оплачиваться. Остальные случаи простоя должны оплачиваться в размере не менее 2/3 заработной платы.

Уточнение клиента

Татьяна, мы хотим всех работников отправить конечно в оплачиваемые отпуска , но одновременно, подготовить приказ по предприятию для составления графика отпусков с учетом планирования оплачиваемого отпуска на две недели в июле и октябре 2015 и согласия работников, затем составить график отпусков за две недели до 2015 года

08 Ноября 2014, 13:57

Следовательно, речь о ежегодном оплачиваемом отпуске? Тогда наименование его «корпоративным» вводит в заблуждение. Значит, до конца года должен быть составлен и согласован с работниками график отпусков работников на следующий год и доведен до них под подпись. А затем, накануне отпуска, работник должен написать заявление о предоставлении отпуска, работодатель — издать приказ и не позднее, чем за три дня до начала отпуска, выплатить отпускные.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

  • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказ по основной деятельности;
  • приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

  • инициирование издания приказа;
  • сбор необходимой информации;
  • подготовка проекта документа;
  • согласование;
  • проверка правильности оформления;
  • подписание;
  • доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях. «, «На основании. «, «В связи с. «.

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. «, «Начальнику отдела кадров Иванову В. П. » и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Ознакомьтесь так же:  Как оформить дом в стиле прованс своими руками

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

  • наименование организации — автора документа;
  • наименование вида документа — «Приказ»;
  • дата, номер;
  • место издания, заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • отметка об ознакомлении с приказом работника;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

Корпоративный отдых

Зачастую корпоративный праздник – это единственная возможность собрать весь персонал вместе в одно время.

Проведение корпоративных праздников, их перечень, план и бюджет должны быть прописаны в плане на весь год. Должно оговариваться участие в них руководителей, возможно, часть мероприятий будет проводиться для ограниченного круга – топ-менеджеров большой компании, или для менеджеров по продажам и маркетингу из всех региональных офисов, или Team-building (командообразование) для подразделений.

Существует понятие разработки корпоративного праздника – детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок, программа, сценарий. Концепция, сценарий, место проведения (тип помещения, базы или площадки) утверждаются руководителем, но непосредственным организатором всего события, как правило, является офис-менеджер. Офис-менеджер является представителем клиента для компаний, оказывающих организационно-устроительские услуги. Он в первую очередь занимается выбором партнеров и контролем качества их услуг.

Корпоративный праздник может быть посвящен (было бы желание руководства, а повод найдется):

• открытию нового филиала или магазина и т. п.;

• подведению итогов деятельности и награждению сотрудников;

• общегосударственному празднику – Новый год, День защитника Отечества и 8 Марта и т. д.

Каждое мероприятие должно быть запоминающимся и специфичным, отличным от предыдущего, поэтому здесь немаловажен творческий подход. Это не просто развлекательное корпоративное мероприятие, оно должно подчеркивать фирменный стиль вашей компании.

Программа должна подчеркивать элементы корпоративности, желательно присутствие элементов корпоративного стиля в оформлении. Необходимо подчеркивать, что это праздник именно данной компании, а не просто банкет по определенному случаю для малознакомых людей.

Цели и задачи корпоративных мероприятий:

— повысить эффективность взаимодействия и общения между сотрудниками разных отделов и подразделений, а также региональных представительств компании;

— повысить приверженность сотрудников компании;

— показать масштаб компании, отношение к сотрудникам, их значимость для фирмы, может быть, даже снять некоторые разногласия в процессе живого общения;

— обозначить цели на будущее, подчеркнуть корпоративные ценности, миссию компании;

— поднять дух команды после реструктуризации, значительного обновления коллектива, немного встряхнуть «старых» сотрудников.

В зависимости от бюджета к организации и проведению корпоративного мероприятия можно привлекать специализированные фирмы, поручить им весь комплекс услуг по разработке и проведению мероприятия или только разработку сценария. Если бюджет ограничен, можно заняться организацией и находить поставщиков услуг самостоятельно.

Мероприятия могут быть выездными или проводиться в помещении офиса.

С учетом особенностей и традиций компании, а также значимости повода можно организовать:

активный отдых на природе (эстафету, игру в казаки-разбойники, спортивные соревнования и т. д.);

барбекю (поездка на шашлыки);

поездку на теплоходе и др.

Проводимые в помещении офиса мероприятия – это чаще всего фуршеты (рассадка за столами не предусматривается), при этом для организации питания пользуются услугами кей-теринговых компаний. Существуют фуршетные службы и у ряда кафе, ресторанов.

Кейтеринг (Catering) – вид деятельности по обеспечению выездного ресторанного или другого обслуживания, связанного с обеспечением питания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удобном для клиента месте.

Разработка корпоративного праздника

Основные вопросы планирования всего мероприятия:

— выбор места и помещения для проведения мероприятия, планирование функционального пространства (Event Function Space planning);

Ознакомьтесь так же:  Бланк заявления на осаго согаз

— материально-техническое обеспечение планируемого мероприятия;

— решение вопросов транспорта;

— организация питания, график доставки еды и напитков, расчет меню;

— общие вопросы – выступления, оргтехника, программы и оргматериалы;

— указания по декору или оформлению помещения, места проведения;

— решение вопроса по обслуживающему персоналу (подбор или предоставление) для мероприятия.

Все действия, временные интервалы и функциональные зоны должны быть перечислены в хронологическом порядке (табл. 3). Помещение, где планируется проводить мероприятие, среди профессионалов называется функциональным пространством.

Пример плана небольшого события

В плане должны быть перечислены услуги, напитки и блюда, которые должны предлагаться гостям или участникам мероприятия. Здесь же указывают цены на еду и напитки, их количество.

Если планируются выездные мероприятия, офис-менеджеру и его административному отделу обходимо заказать выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг); составить план проведения корпоративного праздника исходя из специфики деятельности компании; разработать сценарий, расписав: сбор гостей, встречу гостей артистами или просто официантами с напитками в бокалах; характер работы тамады (распорядитель управляет вечером под негласным контролем офис-менеджера); в какой момент проводится выступление руководства с небольшой речью; составить план рассадки за столами, когда проходит приглашение в основной зал, к столу.

• Оформление зала, кто будет делать, стиль, готовность по времени.

• План расстановки столов – отдельно стоящие столы, или параллельно рядами, или буквой П, или буквой Т, другие варианты.

Возможны варианты, когда организуется фуршет, при этом не подразумевается наличие стульев у столов – присесть можно на диванчиках после завершения трапезы.

Можно предусмотреть план рассадки за отдельно стоящими столами – по отделам например, и оставить несколько столов для свободной рассадки.

Чтобы мероприятие прошло интересно и организованно, нельзя пускать его на самотек.

Любой кейтеринговой службе или ресторану нужен распорядитель с вашей стороны, контактное лицо, которое решит все организационные вопросы – можно ли подавать горячее, можно ли убирать со стола и готовить стол для подачи десертных блюд и т. д.

В зависимости от времени года (если это не зима) желательно подобрать функциональное пространство, где есть площадка и на улице, и в помещении.

Программа организуется отдельно, можно пригласить артистов на собственное усмотрение, можно посоветоваться с администратором заведения, при этом предусматривают комнату для переодевания артистов.

В программе расписывают:

— время начала выступления, когда вступает тамада или ведущий;

— вступительное слово руководителя (коротко; все важные моменты и доклады лучше провести днем в офисе);

— анимацию (с активным участием сотрудников), можно с призами, интересно проведение лотереи.

Затраты обычно включают: стоимость по меню – банкетное меню или фуршетное меню, оплату услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления зала и т.

Существуют специализированные компании, которые:

— разработают сценарий праздника; тематику и стиль развлекательной программы;

— организуют праздничные или презентационные мероприятия;

— непосредственно проведут корпоративное мероприятие.

Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными компаниями-организаторами:

— услуги ресторана выездного обслуживания;

— торты на заказ (возможно с фирменным знаком компании);

— салюты и фейерверки;

— оформление воздушными шарами;

— аренда, прокат лимузинов;

— аренда света, звука (аппаратуры);

— предоставление услуг конферансье, ведущего, тамады;

— аренда тентов, шатров, навесов;

— фото- и видеосъемка;

— музыкальная программа, дискотека;

— аренда теплохода, яхты;

— предоставление костюмов напрокат (для сотрудников компании);

— цирковые номера, клоуны;

— фольклорные коллективы и народные забавы;

— праздничные аксессуары и сувениры;

— подбор и аренда ресторанов, помещений, полян для пикников;

— аквагрим и многое другое.

Распорядок банкетного (или иного) мероприятия

В большинстве случаев согласованный и подписанный обеими сторонами распорядок – список мер по организации мероприятия – является приложением к контракту на проведение мероприятия, а иногда включается в текст контракта.

Как правило, такой распорядок должен быть предоставлен исполнителю (выбранному ресторану, кейтеринговой компании, агентству) не менее чем за 3 недели до мероприятия и должен содержать подробное описание каждого аспекта мероприятия.

Оплата мероприятия производится, как правило, авансом. Платежи за перерасход производятся по завершении мероприятия.

Обязанности офис-менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятий

Офис-менеджер отвечает за детальное планирование всего мероприятия:

• Разрабатывает четкий тайм-план: где, когда, с кем будут участники мероприятия, запасные варианты.

• Предоставляет на утверждение руководителя скалькулированную смету всего мероприятия.

• Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить позднее.

Необходимо изначально согласовать с руководством количество участников и статус мероприятия – будут ли только сотрудники или сотрудник может привести с собой подругу (друга), жену (мужа). Желательно получить предварительное подтверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии.

• Обеспечивает своевременную авансовую оплату организаторам.

• Сотрудникам и приглашенным – рассылает схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, потребуется организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро.

• Сообщает о стиле одежды (Dress code), если это принципиально.

Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели.

Следует заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье национальный состав присутствующих или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить некорректные со стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе выступления.

Рекомендуется предусмотреть запас по бару на 20-30% от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов.

Отслеживают готовность этапов плана по времени.

Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы.

Офис-менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуаций.

Фуршет. В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжественных приемов пищи при фуршетах рассадка за столами не предусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые удобно держать в руке.

Варианты меню для фуршета:

? бутербродные закуски: канапе – различные виды, тарталетки различные, тартинки; пирожки, сэндвичи, крекеры различными муссами;

? закуски: рулетики, конвертики различные, баклажаны яйца фаршированные, маслины и оливки, корзины со свежими овощами, тигровые креветки в различных панировках, валованы, шпажки с сыром, креветкой и др.;

? салаты различные, как правило, немного;

? горячие закуски: мини-шашлычки мясные, рыбные, блинчики, жюльены;

? десерт: фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами, десерт фруктовый из дыни, арбуза, ананаса и т. д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини-пирожные со свежими фруктами, профитроли разные.

Шведский стол (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами).

При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандартной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам, и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (в 1,5-2 раза).

Меню шведского стола:

закуски: ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики-роллы, филе сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики соленые, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте, горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные;

горячие блюда: мясное филе, рыбное филе, эскалопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи-гриль);

десерт: композиции из фруктов, коллекция сыров, мини-пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, профитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебобулочные изделия.

Банкет (рассадка за столами):

Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни:

? праздничные закуски с выносом: поросенок фаршированный с миндалем и фисташками, севрюга в «растяжку» и др., мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана;

? десерт – фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ.

Напитки. Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. Эталонный стандарт – это 1 бар из расчета на 50 человек. Если желательно повысить уровень сервиса, то это соотношение можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. При выяснении вопроса, сколько и какого спиртного должно быть в баре, отталкиваются от состава участников и бюджета.

Пробы. Если планируется большое мероприятие – желательно провести пробы блюд из меню. В этом участвуют совместно представители заказчика и исполнителя

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник а п. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче т п. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет а п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

  • в налоговую — сообщение по форме № С-09-1 утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/[email protected] . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.
  • в ФСС — сообщение по рекомендованной им форм е Письмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
  • в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.
Ознакомьтесь так же:  Какая госпошлина на развод через суд

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительны е п. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност и ст. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь ” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци й Постановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома т п. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга х подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел и статьи 238, 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл и статьи 238, 241, 246, 247, 248 ТК РФ :

  • такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
  • сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

  • доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
  • определить сумму этого ущерба;
  • соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а ” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛ Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

  • дебетовая — когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
  • кредитная — когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу — это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная — на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.) ” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).