Как оформить юридическое письмо

Как получить юридическое лицо в 2017 году

  • Как получить юридическое лицо в 2017 году
  • Как оформить юридическое лицо в 2018 году
  • Как оказать юридические услуги в 2017 году
  • 1. Заявление о регистрации ООО (форма 11001).
  • 2. Оригиналы квитанции об оплате госпошлины и чек-ордера.
  • 3. Устав в оригинале.
  • 4. Оригинал договора об учреждении, если учредителей несколько.
  • 5. Оригинал решения учредителя о создании или Протокол, если учредителей несколько.
  • 6. Запрос о предоставлении копий учредительных документов.
  • 7. Оригинал квитанции на 400 р. за предоставление копии устава и чек-ордер.
  • 8. Копия устава.
  • 9. Гарантийное письмо от собственника вашего юридического адреса.
  • 10. Справка банка об оплате уставного капитала или Заключение независимого оценщика.
  • 11. Заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения или ЕНВД (если актуально) в 2 экземплярах.

В зависимости от региона документы на регистрацию ООО могут принимать в одной регистрирующей инспекции или во всех районных по месту жительства. Например, в Москве этим вопросом занимается только ИФНС-46.

Лучше не использовать названий, совпадающих с государственными организациями и силовыми структурами. Например, ООО «ФСБ». Закон это делать не запрещает, но налоговая очень постарается найти повод для отказа.

ООО может иметь до 6 названий: полные и сокращенные на русском языке, иностранном языке и языках народов России. Обязательно только полное название на русском языке.

Если ваше ООО имеет право на упрошенную систему налогообложения или ЕНВД, соответствующее заявление лучше подавать вместе с документами на регистрацию.

Правила оформления писем

Общие правила оформления писем

Все необходимые для передачи домена документы следует привозить или присылать одновременно (в одном пакете).

Оригинал письма необходимо привезти в офис, либо отправить по почте на адрес: 115088, Москва, 2-ой Южнопортовый проезд, дом 18, строение 2, ООО «Регистратор Доменов». Схему проезда можно посмотреть на нашем сайте в разделе «Контакты».

Принимаются только оригиналы писем. Передача прав на домен или аннулирование домена по скан-копии письма не осуществляется.

  1. Представленная в письме информация должна совпадать с содержащейся в базе данных .mastername;
  2. Название домена в письме должно быть указано без www (например, test.ru);
  3. Обязательно наличие в письме даты его подписания;
  4. Документы с факсимильными подписями не принимаются, так как данная подпись не является удостоверяющей для официальных документов;
  5. Предоставленные документы должны быть выполнены на русском языке. В том случае если документ оформлен на иностранном языке, то к нему необходимо приложить апостиль;
  6. Письма действительны в течение 3 месяцев с момента их оформления.

Внимание: не допускается передача прав по письму, подписанному представителем администратора на основании доверенности, если при этом права по администрированию домена передаются самому представителю или другому лицу, представителем которого он является (на основании ч.3 ст.182 Гражданского кодекса РФ).

Требования к письму, представленному от имени организации:

  1. Представленная в письме информация должна совпадать с имеющейся в базе данных ООО «Регистратор Доменов».
  2. Письмо должно быть на бланке организации, с печатью этой организации. Если в организации отсутствует бланк, то в письме необходимо указать реквизиты организации.
  3. К письму от передающей стороны должна быть приложена копия Свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН), либо документы, подтверждающие регистрацию пользователя в качестве юридического лица, выданные в соответствии с требованиями страны-регистрации (для иностранных юридических лиц).
  4. Если письмо подписывает доверенное лицо, не являющееся руководителем организации (Директор, Генеральный директор), то следует указать должность, фамилию, имя, отчество этого доверенного лица, и дать ссылку на документ, подтверждающий его полномочия (например, «на основании доверенности № ______ от _______», либо «на основании приказа № _____ от ______»).
    В конце письма в этом случае должна стоять подпись доверенного лица. К письму должна быть приложена копия доверенности или приказа.

Особые случаи передачи домена юридическим лицом.

  1. Права на домен передает филиал.
    Необходимо предоставить письмо о передаче прав на домен от имени головной организации либо от лица, действующего от ее имени на основании доверенности. Копия доверенности должна быть приложена к письму.
  2. Права на домен передает представительство иностранной компании.
    Необходимо предоставить письмо о передаче прав на домен от имени самой иностранной компании либо от лица, действующего от ее имени на основании доверенности. Копия доверенности должна быть приложена к письму.

Внимание! Регистратор для подтверждения полномочий и идентификации вправе запросить у юридического лица нотариально удостоверенные копии дополнительных документов: выписку из ЕГРЮЛ, копию приказа о назначении Генерального директора, заверенную печатью организации, выписку из Реестра акционеров или иной документ. Клиент обязан предоставить запрашиваемые документы в указанный срок.

Требования к письму, представленному от имени физического лица или ИП:

    Представленная в письме персональная информация должна совпадать с имеющейся в базе данных ООО «Регистратор Доменов».

К письму от передающей стороны должны быть приложены копии следующих страниц паспорта:

  • разворот с фотографией, Ф.И.О., название учреждения, выдавшего документ;
  • с отметкой о постоянном месте регистрации.

От индивидуального предпринимателя также требуется Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.

  • Заявление вместе с копией паспорта текущий администратор предоставляет в ООО «Регистратор Доменов» лично. В случае, если администратор домена отправляет заявление почтой либо курьерской службой, заявление должно быть нотариально заверено. От принимающей стороны нотариального удостоверения подписи на письме не требуется.
  • Деловое письмо: особенности оформления

    «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

    Деловое письмо: особенности оформления

    Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

    Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

    Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

    Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

    Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

    В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации — автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации — авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

    Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

    Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

    Автор письма (реквизит «Наименование организации») — это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

    Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

    Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации — автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

    Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

    Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

    — название улицы, номер дома, номер квартиры;

    — название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

    — название области, края, автономного округа (области), республики;

    — страна (для международных почтовых отправлений);

    Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

    Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

    Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» — это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

    Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

    В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

    В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.

    Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

    Ознакомьтесь так же:  Приказ об увольнении директора ооо по решению учредителя

    В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 — индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 — номер дела (файла); 24 — порядковый номер письма.

    В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

    Реквизит «Адресат» обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

    При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

    Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

    Начальнику отдела продаж

    При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

    Президенту АКБ «Инвесткредит»

    г-ну Прохорову Г.А.

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

    Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

    При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

    Директору ОАО «Янтарь»

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

    Бойцовая ул., д. 5, кв. 3,

    г. Химки, Московская обл.,

    Реквизит «Заголовок к тексту». Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку — быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: «О чем?», например:

    — Об организации научной конференции

    — О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005

    — О предоставлении кредита

    — Об аренде помещений.

    Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки — не более 28 знаков.

    Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

    Реквизит «Текст документа» — это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

    Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

    Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт — 0,376 мм)).

    Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

    — гарнитура Times New Roman, кегль — 13, 14, 15;

    — гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

    Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

    Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

    Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. «), то отметка о нем оформляется следующим образом:

    Приложение: на 10 л. в 2 экз.

    Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

    Проект Договора о поставках

    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

    1. Инструкция по делопроизводству

    на 10 л. в 2 экз.

    2. Проект Договора о поставках

    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

    Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

    Приложение: в 1 экз.

    Реквизит «Подпись» — это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

    Реквизит «Подпись» располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

    Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:

    Директор Н.И. Попов

    Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

    Директор ООО «Агат» Н.И. Попов

    Вице-президент Л.П. Соколов

    При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

    Генеральный директор Председатель правления

    ЗАО «Эдельвейс» АБ «Мечта»

    ________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

    Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:

    Директор К.Т. Морозов

    Главный бухгалтер Г.И. Федотова

    Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.

    Реквизит «Печать» — реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях — приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

    В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

    Отметка об исполнителе — это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

    Михайлов Иван Сергеевич

    По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

    Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

    За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

    Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

    Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

    Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.

    В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

    Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

    Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. — большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.

    Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова — короткие фразы (10 — 12 слов) — короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

    Ознакомьтесь так же:  Договор переуступки франшизы

    — разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные — на второй;

    — переносить от абзаца одну строку на следующую страницу — там должно быть не менее двух строк;

    — заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

    Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма — две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

    Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.

    В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

    Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем — в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

    Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих «пустяках».

    Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.

    Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три — пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.

    Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

    Как правильно составить деловое письмо

    Деловое (или официальное) письмо — незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. В нашей статье расскажем как правильно составлять документ и приведем примеры.

    Все виды и образцы деловых писем

    С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.

    Письма также могут делиться:

    • на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
    • регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
    • нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

    Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.

    Как написать деловое письмо

    Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора (о гражданско-правовых договорах подробнее здесь), но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.

    Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

    Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

    Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

    Пример и структура делового письма

    Пример делового письма:

    Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению.
    Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

    Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

    • реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
    • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
    • номер письма (исходящий/входящий — если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
    • заголовок письма (кратко обозначенная его тема — запрос, предложение, претензия и т.п.);
    • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
    • вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению. », «В целях скорейшего решения вопроса. », «Исходя их пунктов договора №. », «Доводим до вашего сведения. » и т.п.)
    • основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
    • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
    • заверяющие письмо данные отправителя — его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

    Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

    Читайте также, как правильно составлять официальные письма:

    Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

    • Торговый и складской учет
    • Интеграция с фискальными регистраторами
    • CRM, заказы и сделки
    • Печать первичных документов
    • Банк и касса, взаиморасчеты
    • Интеграция с интернет-магазинами
    • Интеграция со службами доставки
    • Интеграция с IP-телефонией
    • Email и SMS рассылка
    • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

    Как подтвердить согласие собственника квартиры на регистрацию ООО

    Желая сэкономить на приобретении юридического адреса, начинающие бизнесмены задаются вопросом: можно ли зарегистрировать ООО в квартире? И вскоре узнают, что располагают такой возможностью. Жилищный кодекс РФ не возражает, а постановления исполнительных органов ясно дают понять, что регистрация ООО в квартире учредителя не несёт в себе ничего противозаконного. Квартирой можно даже не владеть, главное, чтобы собственник не противился, и чтобы учредитель/директор ООО был в квартире прописан, а не жил там по договору аренды или на иных условиях.

    Письмо от собственника квартиры для регистрации ООО

    Регистрируя ООО на домашний адрес, вместе с заявлением по форме Р11001 и другими документами необходимо предоставить копию свидетельства о праве собственности на помещение и согласие собственника квартиры на регистрацию ООО. Такое требование содержится в Постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61. Не имея на руках такого согласия, оформить фирму на адрес квартиры вряд ли получится.

    Подобно тому как у гарантийного письма на юридический адрес, которое составляют владельцы нежилых помещений, нет типовой формы, нет общего шаблона и у письма от собственника квартиры для регистрации ООО. Принято выражать согласие в свободной форме. Главное — отразить в тексте, что собственник не возражает против того, что адрес принадлежащих ему квадратных метров станет юридическим для новой коммерческой организации, и по этому адресу будет вестись бизнес. При подготовке согласия собственника квартиры на регистрацию ООО можно ориентироваться на наш образец.

    В некоторых регистрирующих органах озвучивают дополнительные требования. Например, добиваются от желающего получить адрес регистрации ООО в квартире предоставления согласия всех прописанных в этой квартире лиц. Также может понадобиться нотариальное заверение согласия собственника. Эти моменты необходимо уточнить у сотрудника налогового органа, в котором планируется регистрировать юридическое лицо.

    Регистрация ООО в квартире, которая не находится в собственности физического лица

    В общем виде регистрация ООО в неприватизированной квартире проходит по тому же сценарию, что описан выше. Учредителю, опять же, нужно предоставить согласие собственника квартиры на регистрацию ООО. Отличие состоит в том, что собственником здесь выступает государственный или муниципальный орган. К сожалению, с получением его согласия могут возникнуть проблемы, и тогда вопрос с юридическим адресом придётся решать другим путём.

    Негативный опыт, скорее всего, получит тот, кто попытается сделать юридическим адрес ведомственного жилья. Хотя в теории закон не препятствует прописанному на такой жилплощади подготовить соответствующие документы на юридический адрес, на практике это часто заканчивается досадной потерей времени.

    Оформляем письма по ГОСТу

    В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • Какие существуют разновидности деловых писем;
    • Правила оформления служебных писем;
    • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
    • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
    • Как оформить деловое письмо с приложением.

    Правильное оформление писем – успех работы всей компании

    Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

    Виды деловых писем

    Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

    Категория

    Виды писем

    1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

    2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

    1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

    2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

    По выполняемым функциям

    1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

    По признаку адресата

    1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

    Ознакомьтесь так же:  Облагается ли выходное пособие при увольнение страховыми взносами

    2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

    По форме отправления

    1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

    2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

    1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

    2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

    1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

    2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

    Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

    Подготовка и составление служебных писем

    К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

    изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

    подготовка и написание проекта текста;

    согласование проекта и необходимое редактирование;

    регистрация исходящего письма;

    Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

    Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

    Структура служебного письма

    Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

    Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

    В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

    В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

    В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

    При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

    • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
    • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
    • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
    • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

    Оформление письма, образец:

    Оформление писем по ГОСТу

    Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

    Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

    01 — Государственный герб Российской Федерации;

    02 — Герб субъекта Российской Федерации;

    03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 — Код организации;

    05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    08 — Наименование организации;

    09 — Справочные данные об организации;

    10 — Наименование вида документа;

    12 — Регистрационный номер;

    13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

    14 — Место составления или издания;

    16 — Гриф утверждения;

    18 — Заголовок к тексту;

    19 — Отметка о контроле;

    20 — Текст документа;

    21 — Отметка о наличии приложения;

    23 — Гриф согласования;

    24 — Визы согласования;

    25 — Оттиск печати;

    26 — Отметка о заверении копии;

    27 — Отметка об исполнителе;

    28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

    30 — Идентификатор электронной копии.

    Оформление письма по ГОСТу, образец:

    Оформление письма с приложением, образец:

    Правила оформления деловой переписки

    Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

    Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

    Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

    Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

    Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

    Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

    Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

    Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

    Памятка по оформлению делового письма

    Бумага

    Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

    Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

    Поля

    Лист должен иметь поля не менее:

    20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

    Дата

    Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

    Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

    Исходящий номер

    Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

    Ссылка на входящее письмо

    Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

    Адресат

    Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

    По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

    Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

    Текст письма

    Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

    При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

    Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

    Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

    Приложение

    Деловое письмо с приложением оформляют так:

    Приложение: на 2 л. в 2 экз.

    Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

    Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

    Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

    Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

    Подпись

    Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

    Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

    Печать

    Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

    Исполнитель

    При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

    Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.