Как делается приказ на командировку

Оглавление:

Оформление приказа о направлении в командировку

Многие предприятия и организации дают сотрудникам выездные задания за пределами региона своего расположения или даже страны. Такие выездные задания для работников известны как командировки.

Напомним, что процедура оформления командировки должна сопровождаться изданием соответствующего приказа.

Из этой статьи вы узнаете, как составить приказ о направлении работника в командировку в 2018 году, а также ознакомитесь со всеми основными изменениями, которые коснулись процедуры оформления командировки сотрудника. В нижней части страницы размещен образец приказа на командировку.

Какие изменения произошли в процедуре оформления командировки?

Следует отметить, что первые изменения в процедуре оформления выездных заданий сотрудников произошли еще в 2015 году. Перемены в оформлении командировок в этот период сводятся к следующему:

  1. Отменены командировочные удостоверения служащих.
  2. Отменены отчеты о том, как прошла поездка сотрудника.
  3. Не нужно вести учет работников, которые были отправлены в командировки.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что оформление командировки за последние годы подверглось изменениям, решение об отправлении служащего на выездное задание лежит на руководителе предприятия (организации).

Руководитель организации определяет:

  • задачи командировки;
  • длительность поездки;
  • территорию командировочного задания.

В октябре 2008 года Правительством РФ установлено, что сотрудник, который вернулся из выездного задания, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все соответствующие документы, подтверждающие понесенные работником расходы.

В целом, учитывая все изменения, произошедшие с 2015 года, можно отметить, что для оформления командировки в 2018 году нужны всего два документа, а именно:

  1. Приказ на командировку сотрудника.
  2. Отчет работника о том, какие расходы он понес в ходе своей поездки.

Командировка и действующее российское законодательство

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса, командировка является служебной поездкой, в которую направляется работник организации. Документ, оформляемый для направления служащего в командировку, называется приказом.

Приказ о направлении в командировку обязательно должен содержать не только личные данные работника, но и номер, дату, место назначения поездки, срок, а также цель служебной поездки. В конце документа нужно поставить подпись и руководителя, и служащего.

Стоит учитывать, что приказ на командировку должен быть составлен исключительно для служащих, которые работают на одном месте. Для тех работников, которые имеют разъездную работу, нет необходимости составлять приказ на командировку.

Добавим, что в командировку можно отправлять любого сотрудника самых разных профессий. Предварительное согласие служащих на совершение рабочей поездки не требуется.

Кто вправе отказаться ехать в командировку?

Существуют некоторые категории работников, которые имеют право отказаться от предложения руководства организации отправиться в командировочную поездку, в частности:

  • сотрудники, которые в одиночку занимаются воспитанием детей;
  • работники, которые имеют детей в возрасте до трех лет;
  • служащие, имеющие на иждивении родственников.

В вышеперечисленных случаях у работника необходимо получить его согласие на поездку.

Согласно нормам российского законодательства, служащего может направить в командировку:

  • непосредственно руководитель организации;
  • уполномоченное им лицо.

Основанием для направления служащего в командировку может быть приказ (список других локальных документов предприятия).

Как составить приказ на командировку в 2018 году

Как уже было упомянуто, целью командировки является решение задач, которые руководитель поставил перед служащим. Отдел кадров может оформить приказ на направление в командировку сотрудника, который официально трудоустроен в организации.

Ранее (до 2018 года) на основании приказа отдел кадров оформлял следующие документы:

  • служебное задание;
  • служебное удостоверение.

Теперь это делать не нужно. С 1 января 2017 года, в соответствии с действующим законодательством, кадровикам следует оформлять только приказ о направлении работника в командировку. Поездка сотрудника в командировочную поездку без оформления приказа будет расцениваться как прогул.

Также стоит учесть, что каких-то строго регламентированных способов составления этого документа нет. То есть, для оформления приказа на командировку в 208 году может быть использована как унифицированная форма Т-9, так и самостоятельно разработанный в организации документ.

Форма Т-9 и Т9-а: содержание документа

Сразу отметим, что приказ по форме Т-9 носит распорядительный характер. В случае, когда в командировочную поездку нужно направить несколько сотрудников, следует оформлять форму Т9-а.

В приказе обязательно нужно отразить такие данные:

  • дата составления;
  • номер оформления;
  • название документа;
  • название предприятия (полностью);
  • код ОКПО;
  • ФИО служащего и его должность в организации;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • цель поездки (описание служебного задания);
  • источник финансирования командировки служащего;
  • пункт назначения (страну указывают, если поездка заграничная);
  • период поездки (выезд из города – первый день, возвращение в город – последний день);
  • подписи (руководства и работника с расшифровкой).

После того, как приказ на командировку работника составлен, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

На какие моменты обратить особое внимание?

После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно:

I. Целями поездки в командировку, которые могут быть:

  • ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
  • освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
  • поиск поставщиков товаров;
  • заключение новых договоров (контрактов);
  • проведение переговоров (например, с контрагентами);
  • участие в симпозиумах;
  • покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
  • получение навыков и новых знаний.
  • обслуживание оборудования в подразделениях организации;
  • проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
  • передача знаний молодым кадровым специалистам.

II. Основание для поездки работника:

  • сохранение служебного задания – отражают в локальном акте организации (на усмотрение руководства фирмы) и по желанию указывают его реквизиты в графе «основание»;
  • сохранение служебного удостоверения работника – по желанию руководителя, также прописывают во внутренней документации организации.

III. Сроки командировки (должны быть рассчитаны со дня отъезда до дня возвращения служащего из поездки):

К примеру, если сотрудник выехал в командировку в 23:55, то это будет засчитано в первый день поездки. При возвращении служащего в 00:05 также будет считаться как день поездки.

IV. Документы, которые подтверждают факт пребывания работника в служебной поездке (чеки, билеты, квитанции):

  • проездные документы;
  • чеки о заправке топлива (личного или служебного автомобильного транспорта);
  • счет из гостиницы (о том, что там проживал работник);
  • непосредственно приказ о направлении в командировку.

Не забывайте, что документы, которые подтверждают командировочные расходы, необходимо сохранять. Они понадобятся служащему по возвращении из командировки для предъявления в бухгалтерии. На основании предъявленных документов работнику будут возмещены расходы в поездке.

V. Составление и подписание приказа:

1. Составлением документа занимается:

  • главный бухгалтер предприятия;
  • или инспектор кадровой службы.

2. Приказ подписывается:

  • руководителем;
  • уполномоченным лицом.

Добавим, что в соответствии с ГОСТом, нет необходимости ставить печать на приказе о направлении служащего в командировку, в связи с тем, что это внутренний документ организации и в дополнительном подтверждении не нуждается.

Как правильно зарегистрировать документ?

После того, как приказ о направлении в командировку составлен, его нужно зарегистрировать в журнале регистрации. Допускается утверждение и использование свободной формы этого документа.

В журнале регистрации приказов следует отразить такую информацию:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата составления документа.
  3. ФИО служащего, а также занимаемая им должность.
  4. Структурное подразделение, в котором трудится сотрудником.
  5. Цель поездки.
  6. Место командировки.
  7. Даты поездки (начало и завершение).

Если сотруднику нужно поехать не в одну, а в две служебные поездки, то каждая из них должна быть оформлена соответствующим приказом, даже если они выпадают на один и тот же день.

Период хранения приказа

Приказ должен храниться на предприятии или в организации. Если структурные подразделения отсутствуют, то документ можно составить в единственном экземпляре.

Сроки хранения приказа могут быть разными:

  • командировка по РФ – до 5 лет;
  • командировка за границу – до 75 лет;
  • Таким образом, тип командировки влияет на срок хранения документа.

Приказ на командировку — образец в 2018 году

Приказ на командировку в 2018 году — образец его заполнения вы найдете на нашем сайте — стал тем единственным документом, оформления которого теперь достаточно для того, чтобы направить работника в служебную поездку. Рассмотрим особенности его составления.

Как оформить командировку в 2018 году

В 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, с 2015 года порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).
  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Ознакомьтесь так же:  Обжаловать штраф за стоп линию

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2018 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2018 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

С 2015 года для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Приказ о командировке в 2018

Командировка сотрудника по служебным делам всегда оформляется специальным приказом. Он издается именно в связи с направлением работника в командировку. Данный документ определяет наиболее значимые вопросы, связанные с пребыванием лица в командировке.

Оформлять указанный организационно-распорядительный документ следует правильно и точно. Необходимо понимать, что единого образца приказа работодателя не существует. В силу этого, каждая организация вправе разрабатывать собственные формы документов и менять их содержание в зависимости от конкретной ситуации.

Приказ о направлении в командировку – условия и порядок оформления

Работодатель при издании данного документа обязан соблюдать определенные условия. Необходимо оформить решения с учетом внутренних положений и текущей необходимости. Оформление приказа о направлении работника в командировку заключается в нескольких этапах. Их можно представить следующим образом:

  • Первым документом работодателя является служебная записка. В ней нужно сформулировать необходимость направления сотрудника, установить определенный срок. Служебная записка обосновывает надобность в принятии решения о поездке. Поэтому порядок принятия и реализации решения начинается именно с данного документа. Как правило, он подготавливается кем-либо из руководителей среднего звена;
  • Затем издается соответствующий распорядительный акт. Он станет основанием для расчета и перечисления денежных средств на проезд до места и для суточных начислений. Все организационные вопросы решаются именно в связи с изданием приказа работодателя;
  • Работники бухгалтерии осуществляют расчеты сумм, которые полагаются на дорогу и на проживание. Данные средства рассчитываются, исходя из внутренних положений. Поэтому суммы командировочных могут существенно различаться в зависимости от организации;
  • После чего выделенные деньги передаются работнику под отчет. То есть, он получает аванс. Указанные деньги на основании служебного документа расходуются на приобретение билетов и оплату проживания;
  • Нередко сотруднику оформляется командировочное удостоверение. Данный документ подтверждает исполнение им своих служебных обязанностей в удалении от основного места работы.

Данный порядок является общим и применяется во всех случаях.

Что является основанием для издания приказа о командировке?

Решение основывается на служебной записке. А этот документ, в свою очередь, представляет собой сообщение о возникшей служебной необходимости. Когда требуется заключать сделку, провести обучение сотрудника и так далее в удалении от места работы, следует написать служебную записку.
Помимо обоснования, в ней следует указать еще и более конкретные моменты. Таковыми являются период нахождения в командировке, а также место, куда необходимо выехать сотруднику.

При необходимости, записка может включать и другие обстоятельства. Они определяются работником самостоятельно, исходя их особенностей конкретной ситуации. При рассмотрении записки работодатель может счесть ее нецелесообразной и издание решения не состоится.

Как оформить приказ на командировку?

При составлении указанного решения, работодатель должен разрешить несколько вопросов. Данные условия подлежат обязательному отражению. Ведь именно на его основании будут разрешены все моменты, связанные с задачами работника и порядком направления его в командировку. К числу условий следует отнести:

  • Руководитель должен оформить все реквизиты организации, то есть: указать ее название, адрес и так далее;
  • Сведения о том, куда направляется работник. Работодатель должен сделать это максимально конкретно. Такая конкретика — основное условие документа. Ведь не должно возникать разночтений относительно места направления работника;
  • Нужно отразить время выезда и дату предполагаемого или обязательного прибытия обратно. Срок — серьезное условие. Ведь именно от него зависит объем денежных средств, которые будут выданы бухгалтерией;
  • Цель поездки указывается обязательно. Работодатель должен отразить в документе цели и задачи, для решения которых работник выезжает.

В заключительной части документ должен содержать подпись руководителя и штамп организации. Это послужит для заверения бумаги.

Приказ о командировке ТК РФ в 2018 году — скачать образец

Нормы, которые регламентировали выезд сотрудников в связи со служебной или производственной необходимостью, в 2018 году не претерпели существенных изменений. Это относится к компетенции руководителя. Поэтому он вправе дополнять или изменять акт по своему усмотрению. Главное, чтобы данный акт содержал указанные выше реквизиты и необходимые условия.

Приказ о назначении ответственного за командировку скачать

Бланк данного акта позволяет включить любые нужные, по мнению руководства, условия.

Приказ об утверждении положения о командировках скачать

В качестве образца можно использовать данный документ. Он грамотно составлен и соответствует нормам законодательства о труде.

Приказ о командировке

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2018 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

Командировка директора

Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2018.

Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Делопроизводство

Приказ о командировке (образец 2018)

Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что говорит закон?

Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.

В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.

Нормативная база

Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.

Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.

В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).

Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.

Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.

Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.

Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.

Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:

  • кто в одиночку воспитывает детей;
  • сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.

В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.

Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.

В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.

Как заполнить приказ на командировку в 2018 году?

Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.

Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.

При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.

Отметим, до 2018 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.

В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.

Ознакомьтесь так же:  Развод steam на вещи

С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.

Обязательно или нет положение о командировках в организации? Читайте тут.

Форма документа

Документ носит распорядительный характер.

Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.

Бланки вы можете скачать здесь:

Что нужно отразить?

В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:

  • дата и номер документа;
  • наименование документа;
  • полное наименование организации, код ОКПО;
  • полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
  • цель командировки;
  • пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
  • период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
  • подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.

Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.

Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.

В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.

Общие цели:

  • для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
  • заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
  • ведение переговоров по спорным вопросам;
  • освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
  • участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.

Узкопрофильные:

  • проверка деятельности структурного подразделения;
  • передача знаний «молодым» кадрам;
  • обслуживание оборудования в структурных подразделениях.

На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.

Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.

Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.

Как считать дни?

Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.

Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.

Документальное подтверждение нахождения в командировке:

  • проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
  • чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
  • квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
  • приказ о командировке.

Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.

При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.

Можно ли оформить задним числом?

Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.

Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.

Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.

Последствия при неоформлении приказа на командировку:

  • при налоговой проверке — штраф;
  • невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
  • при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.

На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.

Кто имеет право подписи?

Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.

Нужна ли печать?

Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.

Она проставляется для подтверждения подлинности документа.

Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.

Образец заполнения (пример)

Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.

Приказ (форма Т-9)

Приказ (форма Т-9а)

Где регистрируется?

Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.

В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:

  • номер приказа;
  • дата;
  • фамилия, имя сотрудника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • цель командировки;
  • место назначения;
  • срок: дата начала и окончания поездки.

Как оформляется командировка дистанционного работника в офис? Узнайте тут.

Как продлить командировку из-за болезни? Смотрите здесь.

Разрешено ли факсимиле?

Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.

В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.

Для этого оформляется соответствующий приказ.

Как правильно оформить «двойную» командировку?

Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.

Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.

Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.

Количество экземпляров и сроки хранения

При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.

При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.

Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Оформляем командировки по-новому

8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?

Вносим изменения в положение о командировках работников

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.

Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.

Основание направления работника в командировку

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах – служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:

1.2. Служебной командировкой работника является поездка работника на определенный срок в другую организацию или обособленное подразделение Общества, находящееся вне места постоянной работы, либо из обособленного подразделения в центральный офис для выполнения служебного поручения на основании письменного решения работодателя[1] – приказа генерального директора либо иного уполномоченного должностного лица Общества.

1.3. Письменное решение работодателя оформляется приказом о направлении работника (работников) в командировку.

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания, а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.

Рекомендуем командируемым работникам бережно относиться к проездным документам, чтобы впоследствии не возникло проблем с подтверждением фактического срока пребывания в командировке.

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте – достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.

Ознакомьтесь так же:  Федеральный закон от 06.10.2003 131-ф3

Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.

Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.

Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится, за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

Оформляем приказ о направлении работника в командировку

Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм).

Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник – удалять слова «служебное задание» – мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.

Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:

Основание: ___________________________________________________
наименование, дата и номер документа

Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:

  • если командировки предусмотрены договором о выполнении работ (оказании услуг) или договором о совместной деятельности, в качестве основания для издания приказа указывается этот договор;
  • если поездка в командировку необходима с целью согласования и/или подписания документов, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения;
  • если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
  • если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
  • если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.

О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме – просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.

Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой – доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:

1.4. При необходимости служебное поручение командируемому работнику оформляется в письменной форме.

1.5. Служебное поручение, оформленное в письменной форме, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки, которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.

Как отчитаться о выполненной в командировке работе?

Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.

Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:

10.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан предоставить:

– непосредственному руководителю – отчет о выполненной в период командировки работе по форме, приведенной в приложении № 2 к настоящему Положению. Работники, командированные для участия в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции и т.п.), прилагают к отчету полученные ими как участниками мероприятия материалы;

– в бухгалтерию – авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости. Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:

10.2. В случае направления работника в командировку с целью получения (приобретения) материальных ценностей, документов и т.п. отчет о выполнении служебного поручения не составляется.

Работник обязан сразу после возвращения из командировки сообщить своему непосредственному руководителю о выполнении служебного поручения, передать полученные (приобретенные) материальные ценности, документы и т.п. в соответствующее подразделение организации и передать в бухгалтерию документы на материальные ценности.

Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки

Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее – Приказ № 739н).

В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.

Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.

Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации[2]. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 п. 10 с 1 февраля 2015 г. признан утратившим силу.

Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.

[1]Здесь и далее выделено автором.

[2]Постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 утверждены унифицированные формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки».

М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету