Проживание в командировке у физического лица

Оглавление:

Договор найма жилого помещения в командировке

Договор найма жилого помещения в командировке

Ситуация: какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

Договором или актом с наймодателем.

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

так что все в порядке с документами и в н/у принять расходы вы можете.

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается момента в вашем случае:

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Это по общему принципу.

Что касается НДФЛ : А почему договор аренды заключен не с организацией , а с сотрудником ?

Обратимся к определению налогового агента: Налоговые агенты по НДФЛ – российские организации, предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных компаний, которые выплачивают доходы гражданам и которые обязаны рассчитывать, удерживать и перечислять НДФЛ с этих доходов в бюджетную систему РФ (п. 1 ст. 226, п. 1 ст. 24 НК РФ).

Договор заключен с сотрудником а оплачивает тоже сотрудник от своего имени ?

Сотрудники командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов – как учесть расходы?

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в расходы на командировки включаются в том числе расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения.

Исходя из вышесказанного, оплата аренды автомобиля для разъездов в месте командировки к командировочным расходам не относится. Однако согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов по командировке при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. Таким образом, если выполнение задания командированных работников связано с необходимостью постоянных разъездов и перевозок тяжестей, то, по нашему мнению, вы можете учесть расходы на аренду автомобиля. Документами, подтверждающими произведенные расходы, по нашему мнению могут являться, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо. Если же автомобиль арендован у организации, то первичными документами являются: договор аренды автомобиля, акт приема-передачи, чек ККТ об оплате.

Списание расходов на топливо по автомобилю, арендованному командированным работником, по нашему мнению должно производиться в стандартном порядке, т. е. на основании путевых листов, подтверждающих факт расхода топлива, и чеков, подтверждающих факт оплаты топлива.

Расходы на аренду квартиры являются расходами на наем жилого помещения. Документами, подтверждающими произведенные расходы на наем жилого помещения, по нашему мнению, могут служить: как договор аренды жилого помещения и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, так и иные документы прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе проездные документы, подтверждающие нахождение и, следовательно, проживание работника по месту командировки и аренды жилья.

Ели договор аренды квартиры и/или автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени (от имени физического лица), то ваша организация не является налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае арендодатель должен самостоятельно начислить и уплатить НДФЛ (пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 228 НК РФ).

Если договор аренды с физическим лицом был заключен от имени организации, то организация является налоговым агентом по НДФЛ.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, подпишитесь на бесплатную рассылку.

Расходы на аренду квартиры для командированных сотрудников

На наш взгляд, компания может учесть в расходах по налогу на прибыль арендную плату по квартире и коммунальные платежи по ней за все время аренды. Но у Минфина России и налоговиков иное мнение на этот счет. Расскажем подробнее.

В перечне прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, значатся затраты компании на командировки сотрудников, в том числе на наем жилого помещения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как и любые другие затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль, расходы на наем жилого помещения для командированных сотрудников должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации компания планирует арендовать квартиру, поскольку это обойдется ей дешевле, чем компенсация командированным сотрудникам их затрат на оплату гостиницы. Поэтому расходы на аренду будут для нее экономически обоснованными. В обязанности арендатора входит несение затрат на содержание арендованного имущества, если иное не установлено договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Следовательно, расходы на оплату коммунальных услуг за арендуемую квартиру тоже будут экономически обоснованными. А значит, и аренду, и коммунальные платежи можно учесть в расходах за весь период действия договора аренды.

Но Минфин России считает, что учесть затраты на аренду квартиры можно только за период, когда она фактически использовалась для проживания командированных работников. При этом, по мнению финансистов, расходы в виде арендной платы за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли. Об этом сказано в письмах от 15.01.2016 № 03-03-07/803, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58. Специалисты финансового ведомства также указали, что суммы арендной платы включаются в расходы на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в квартире командированных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные и другие документы.

В отношении коммунальных платежей финансисты придерживаются такого же подхода — их можно учесть в расходах на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, но только за время, когда в квартире жили командированные работники (письмо от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Позицию Минфина России разделяют налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/[email protected], от 16.04.2010 № 16-15/[email protected]).

На наш взгляд, с мнением чиновников можно поспорить. Квартира арендуется исключительно для проживания командированных работников. Следовательно, затраты на ее аренду и оплату коммунальных услуг носят производственный характер. Арендатор обязан осуществлять эти расходы постоянно в период действия договора аренды. Поэтому их производственный характер не зависит от времени фактического использования помещения.

Так как расходы по квартире компания несет не только во время командировки, рассматривать их как командировочные, по нашему мнению, нельзя. Это расходы на аренду, для учета которых главой 25 НК РФ предусмотрена специальная норма — подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Ознакомьтесь так же:  Договор подрядчика на строительство

Затраты на аренду квартиры должны учитываться так же, как и расходы на аренду офиса, по которому никто не требует включения арендной платы в расходы только пропорционально его фактическому использованию в рабочее время.

Кроме того, перечень прочих расходов не является закрытым, и у компании есть возможность учесть затраты по аренде квартиры для командированных работников на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией. Это подтверждается выводами, сделанными АС Поволжского округа в постановлении от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013. В этом деле налоговики доначислили компании налог на прибыль из-за того, что она включила в состав расходов затраты на аренду квартиры в другом городе за период, когда командированные работники в ней не жили. Но суд указал, что командировки служат целям извлечения дохода. Поэтому расходы на арендную плату за квартиру для проживания в ней командированных работников являются экономически оправданными. При этом расходы по аренде и содержанию жилого помещения (оплата коммунальных услуг) необходимо осуществлять постоянно, а не только в те моменты, когда в квартире кто-то живет. В результате суд пришел к выводу, что расходы на аренду квартиры и оплату коммунальных услуг компания вправе учесть в расходах на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Как оформлять документы при аренде квартиры у физического лица для проживания работников в командировке?

Добрый день! Подскажите пожалуйста как правильно оформить документально мою ситуацию.
Сотрудники собираются в командировку в другой город пока на неопределенный срок. Для экономии средств директор решил поселить их в съемную квартиру (оплата жилья посуточно).
Договор с физ.лицом заключаем от организации и оплачиваем с р/с на карту Арендодателю арендную плату частями (по 7-14 дней).
Правильно ли это будет,если заключим бессрочный договор, а даты проживания будем подтверждать актом приема-передачи жилого помещения? И следовательно оплата в день подписания акта. И как оформить документы,если ответвтенность за уплату НДФЛ лежит на нас? Сумма в акте с учетом НДФЛ, а сумму на карту просто меньше? Вопрос удалён модератором.

Заранее благодарна за помощь!

Цитата (Alyonka58): Добрый день! Подскажите пожалуйста как правильно оформить документально мою ситуацию.
Сотрудники собираются в командировку в другой город пока на неопределенный срок. Для экономии средств директор решил поселить их в съемную квартиру (оплата жилья посуточно).
Договор с физ.лицом заключаем от организации и оплачиваем с р/с на карту Арендодателю арендную плату частями (по 7-14 дней).
Правильно ли это будет,если заключим бессрочный договор, а даты проживания будем подтверждать актом приема-передачи жилого помещения? И следовательно оплата в день подписания акта. И как оформить документы,если ответвтенность за уплату НДФЛ лежит на нас? Сумма в акте с учетом НДФЛ, а сумму на карту просто меньше? и в какую налоговую перечислять НДФЛ, если Арендодатель находится в другом регионе РФ

Заранее благодарна за помощь!

Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас. После просмотра материалов ответьте, пожалуйста, на вопрос, помогла ли вам эта информация. Если информация помогла, нажмите «Да». Если ссылки не пригодились, нажмите «Нет».

Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Организация заключила договор аренды квартиры с частным лицом для своего сотрудника, отправленного в длительную командировку. В договоре сказано, что арендатор оплачивает коммунальные платежи. Коммунальные платежи оплачивает командированный работник, а затем организация компенсирует ему данные расходы. Что будет основанием для принятия этих сумм к учету для бухгалтерии?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение признаются в целях налогообложения на основании в том числе договора аренды (найма) и квитанций на конкретный вид услуг, выписанных поставщиками коммунальных услуг.

Обоснование вывода:
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
Нормативно-правовые акты не обязывают командированного сотрудника жить исключительно в гостинице, равно как не содержат запрета на его проживание в частном секторе. Следовательно, во время командировки работник вправе проживать и в арендованной квартире.
Представители финансового ведомства приходят к выводу, что плату за аренду квартиры можно учесть при налогообложении прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите, например, письма Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803, от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178).
В свою очередь, из письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 следует, что оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода) за арендованное жилое помещение на период командировки сотрудника также может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Вместе с тем указанные расходы по общему правилу должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами для целей главы 25 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Как видим, глава 25 НК РФ не содержит исчерпывающего перечня первичных документов, служащих основанием для принятия к учету тех или иных расходов. Основным критерием для этого является наличие в документах обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать совершенную хозяйственную операцию.
При этом из поименованного выше письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 фактически вытекает возможность признания расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставленных поставщиками коммунальных услуг и передаваемых арендодателем работнику.
В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2007 N А56-8092/2007 отмечается, что командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения, то есть документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Обобщая сказанное, считаем, что Ваша организация вправе учесть расходы по оплате коммунальных платежей по арендованной квартире при наличии договора аренды (найма), квитанций поставщиков коммунальных услуг, а также авансового отчета работника.

Ознакомьтесь так же:  Осаго про аудатекс

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

31 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Если сотрудник во время командировки проживал не в гостинице, а снял себе квартиру, должны ли мы принять договор найма жилого помещения?

Вопрос-ответ по теме

Добрый день! Вопрос по командировке. После командировки сотрудник предоставил к отчету договор найма жилого помещения (квартиры). Т.е. во время командировки он проживал не в гостинице, а снял себе квартиру. Вопрос: должны ли мы принять такой документ к учету и если да, то какие подтверждающие документы должен предоставить сотрудник, кроме договора найма (в договоре указаны только ФИО, паспортные данные собственника жилья и адрес квартиры). Заранее благодарю за ответ!

Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок возмещения командировочных расходов (в том числе и по оплате жилого помещения) устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В названном выше Положении не уточняется, должен ли работник проживать обязательно в гостинице или вправе снять себе квартиру, а также какие конкретно документы о найме жилого помещения должен предоставить по возвращении из командировки. Это должно быть сделано в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

НК РФ не содержит требований к документу, который должен представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Соответственно, данный документ может быть составлен в произвольной форме. В частности, таким документом будет являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. В бухгалтерию организации для подтверждения произведенных расходов необходимо представить этот договор, а также документ, подтверждающий произведенную оплату по данному договору.

Если квартира арендуется у физического лица — не предпринимателя, таким документом может являться расписка арендодателя (наймодателя) о получении денежных средств в качестве платы за предоставленную внаем квартиру. Расписка составляется в произвольной письменной форме.

Таким образом, для подтверждения расходов в данном случае необходимы следующие документы:

— договор найма квартиры;

— расписка наймодателя о получении денежных средств.

Правомерность такой позиции подтверждена постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 по делу N А26-1621/2007 (приведено в конце ответа)

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для сотрудников бюджетных организаций определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 .

Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 .

Помимо возмещения командировочных расходов , за время поездки за сотрудником сохраняется средний заработок ( ст. 167 ТК РФ ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ).

Болезнь во время командировки

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников ( п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 ).

Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).

Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.

Командировка в нерабочий день

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники .

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;

сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;

сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Ознакомьтесь так же:  Страховка осаго включает

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ и пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА

от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в составе председательствующего Дмитриева В.В., судей Асмыковича А.В., Корабухиной Л.И., при участии от Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия Воронцовой Ю.В. (доверенность от 04.10.2007), рассмотрев 19.02.2008 в открытом судебном заседании кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия на решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 (судья Романова О.Я.),

открытое акционерное общество «Российские железные дороги» (далее — Общество) обратилось в Арбитражный суд Республики Карелия с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия (далее — Инспекция) от 28.12.2006 N 2051.

Решением суда от 25.05.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа постановлением от 17.09.2007 отменил решение суда от 25.05.2007 и передал дело на новое рассмотрение в Арбитражный суд Республики Карелия.

Решением суда первой инстанции от 26.10.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

В кассационной жалобе Инспекция, указывая на нарушение судом норм материального и процессуального права, просит отменить решение в части признания недействительным решения Инспекции от 28.12.2006 N 2051 по эпизодам доначисления 910 руб. 65 коп. налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и 1 961 руб. 40 коп. единого социального налога (далее — ЕСН).

Общество о времени и месте слушания дела извещено надлежащим образом, однако его представители в судебное заседание не явились, в связи с чем жалоба рассмотрена в их отсутствие.

Законность обжалуемого судебного акта проверена в кассационном порядке.

Как следует из материалов дела, Инспекция провела проверку соблюдения налогового законодательства обособленным структурным подразделением Общества «Сортавальская дистанция пути — ПЧ 35» за период с 01.01.2003 по 31.12.2005, о чем составлен акт от 13.11.2006 N 492. По результатам проверки вынесено решение от 28.12.2006 N 2051 о привлечении Общества к ответственности за совершение налоговых правонарушений, предусмотренных статьей 123, пунктом 1 статьи 122 и пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), а также о доначислении налогов и начислении соответствующих пеней.

Общество оспорило решение от 28.12.2006 N 2051 в арбитражный суд.

Из материалов проверки следует, что Общество в нарушение пунктов 1 и 3 статьи 24 и пункта 3 статьи 217 НК РФ не удержало и не перечислило в бюджет НДФЛ с сумм командировочных, выплаченных в 2003 — 2004 годах работникам Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкому В.В. и Постникову В.Н. Инспекция считает, что указанные расходы не подтверждены документально, поскольку представленными Обществом документами государственных образовательных учреждений «Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ» и «ДЮСШ-4» города Петрозаводска — кассовыми чеками и квитанциями к приходно-кассовому ордеру без приложения платежных поручений не подтверждается фактическое целевое использование этих сумм.

По мнению Общества, представленными им документами подтверждены понесенные расходы и фактическое целевое использование денежных средств. Ответственность за нарушение правил применения контрольно-кассовой техники при расчетах возлагается на лицо, оказывающее услуги. Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрена обязанность налогоплательщика или его работников проверять правильность оформления документов, а выданные с нарушением правил применения контрольно-кассовой техники документы не являются недействительными и не утрачивают статус документов, подтверждающих понесенные расходы.

Кассационная инстанция считает, что суд, оценив в соответствии с требованиями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации представленные Обществом по названному эпизоду документы, пришел к правильному выводу о том, что указанные командировочные расходы неправомерно включены Инспекцией в облагаемую НДФЛ базу.

В силу пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, названная норма Налогового кодекса Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение командировочных расходов.

В данном случае, как установлено судом, работники Общества представили в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения вместе с авансовыми отчетами квитанции к приходному кассовому ордеру, оформленные государственными образовательными учреждениями «Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ» и «ДЮСШ-4», расположенными в регионах командирования работников, в них указана стоимость проживания за весь период. Данные квитанции подписаны уполномоченными лицами и заверены печатью.

Кроме того, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ).

Налоговый орган не отрицает нахождения работников в командировке и несения ими расходов, однако освобождение от налогообложения сумм расходов в пределах установленных норм не произвел.

Подлежит отклонению довод Инспекции о том, что представленные Обществом документы не относятся к бланкам строгой отчетности, так как составлены не по установленной форме, а кассовые чеки не являются подлинными.

Как следует из положений главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. Командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

При таких обстоятельствах суд сделал обоснованный вывод о том, что Общество доказало осуществление командированными работниками затрат по найму жилых помещений, а следовательно, правомерно не включило в налогооблагаемый доход физических лиц суммы расходов на оплату услуг по проживанию.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ плательщиками налога признаются лица, производящие выплаты физическим лицам: организации; индивидуальные предприниматели; физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Согласно пункту 1 статьи 237 НК РФ налоговая база налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 236 НК РФ, начисленных налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц. При определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в статье 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в подпункте 7 пункта 1 статьи 238 НК РФ).

Следовательно, оснований для начисления единого социального налога на суммы расходов по компенсации проживания работников Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкого В.В. и Постникова В.Н. также нет.

В проверяемом налоговом периоде Общество выдало Бобковой Е.А. под отчет 500 руб. Указанными денежными средствами оплачена мобильная телефонная связь по номеру 221-36-83. Инспекция считает, что данная сумма подлежит обложению НДФЛ и ЕСН соответственно, а также начисляет пени. Федеральный телефонный номер 221-36-83 зарегистрирован на Бобкову Е.А. Согласно представленным первичным документам (авансовым отчетам, чекам) Бобкова Е.А. оплатила услуги связи по телефонному номеру 221-36-83. Кассационная коллегия считает правильным вывод суда первой инстанции о том, что у налогового органа отсутствовали основания для учета выданных под отчет денежных средств в качестве дохода Бобковой Е.А., обложения этой суммы НДФЛ и ЕСН и взыскания штрафа по статье 123 НК РФ, так как налоговый орган не доказал, что Бобкова Е.А., являясь работником Общества, использовала денежные средства выданные на основании приказа руководителя Сортавальской дистанции пути (ПЧ 35) от 17.03.2004 N 58, на оплату услуг абоненту телефона с номером 221-36-83 не в производственных целях.

Все доводы Инспекции рассмотрены судом, который дал им надлежащую оценку, соответствующую фактическим обстоятельствам дела. В силу статьи 286 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в компетенцию суда кассационной инстанции не входит переоценка фактических обстоятельств дела, установленных судом первой инстанции.

При таких обстоятельствах жалоба Инспекции удовлетворению не подлежит.

С учетом изложенного и руководствуясь статьей 286, пунктом 1 части 1 статьи 287 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа

решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 оставить без изменения, а кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия — без удовлетворения.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»